ERP: Make or Buy?
Settore: Financial Services
Servizio doDigital: Scouting & Software Selection
Tipo di cliente: Gruppo Finanziario privato focalizzato sulle aree di Private Equity, Real Estate e Asset Management
ESIGENZA
Il progetto nasce dalla volontà dell’azienda di dotarsi di una soluzione digitale per la gestione strutturata dei propri flussi informativi, in seguito all’aumento della complessità organizzativa affrontata nel corso degli ultimi anni.
Il cliente gestiva le attività relative ai processi di Contabilità, Controllo di Gestione e Tesoreria quasi esclusivamente mediante strumenti di Office Automation (e.g. Excel) e in minima parte mediante un tool a supporto della sola area di Contabilità.
In generale, la criticità principale risiedeva nel fatto che gli utenti aziendali dedicavano un cospicuo ammontare di tempo nello svolgimento di operazioni manuali di data entry ed elaborazione di file Excel, con un conseguente elevato rischio di errore umano in fase di inserimento/modifica di un dato.
L’esigenza del cliente consisteva quindi nella possibilità di gestire e tracciare tutte le attività correlate ai propri processi di supporto mediante uno strumento che consentisse di velocizzare le operazioni svolte dall’utente e ridurre quanto più possibile il rischio di errore umano.
OBIETTIVO DEL PROGETTO
Supportare il cliente nell’identificazione:
- dei possibili scenari di digitalizzazione connessi ai flussi amministrativo/contabili e finanziari, evidenziando punti di forza e di debolezza per gli scenari di Make or Buy
- di una short-list di System Integrator potenzialmente in target con cui avviare una Request for Proposal per l’implementazione di una soluzione software di taglio internazionale
SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI
Nella fase iniziale del progetto è stato condotto un assessment sotto due principali aspetti differenti: in primo luogo è stata analizzata la struttura aziendale e, più nello specifico, i flussi informativi tra la principale holding del Gruppo e le società controllate con diverse quote di partecipazione. In questo modo è stato possibile classificare per ciascuna subsidiary del Gruppo le tipologie di dati trasmessi verso la holding, oltre che l’utilizzo finale del dato e le trasformazioni necessarie per essere impiegato.
Parallelamente, sono state condotte alcune interviste con i principali Process Owner aziendali, che hanno consentito di mettere a fuoco le modalità operative AS-IS, le principali criticità ad esse correlate e conseguentemente le principali esigenze informative da veicolare verso la nuova soluzione nello scenario TO-BE.
Gli approfondimenti con i Process Owner aziendali hanno portato da un lato alla formalizzazione delle mappature dei processi analizzati (Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Contabilità Generale, Controllo di Gestione e Tesoreria), dall’altro alla realizzazione di una checklist funzionale contenente 70+ requisiti utilizzati per valutare la copertura delle soluzioni da coinvolgere in RFP.
La fase di scouting ha poi consentito di individuare, a partire dal perimetro condiviso e definito con il cliente, sia soluzioni ERP di mercato che tool verticali in ambito Accounting&Finance.
Dall’analisi sono stati individuati 4 principali cluster di soluzioni:
•Cluster A: soluzioni verticali caratterizzate da una medio-bassa copertura funzionale e usabilità, oltre che da una rete di partner poco estesa
•Cluster B: soluzioni caratterizzate da un grado medio di copertura funzionale e usabilità, oltre che da una media facilità di adozione in quanto realtà con una discreta rete di System Integrator ma con un livello di supporto/training utente non esaustivo
•Cluster C: soluzioni complete dal punto di vista funzionale e dell’usabilità, con una buona rete di System Integrator e referenze pertinenti all’ambito progettuale
•Cluster D: soluzioni con un alto livello di copertura funzionale/usabilità, sebbene calibrate sulle large enterprises (quindi su contesti contraddistinti da alta complessità) e caratterizzate da costi di licenza molto elevati
Per il cliente in questione, sono state considerate in target, per richiedere ai System Integrator una proposta progettuale ed economica mediante Request for Proposal (RFP), le soluzioni all’interno del Cluster C.
Da ultimo, sono stati presentati al cliente i due scenari di make or buy da valutare nell’ambito della scelta finale (acquisto di una soluzione di mercato vs. implementazione di una soluzione custom da integrare con l’attuale tool di Contabilità), evidenziando per ognuno dei due i principali punti di forza e di debolezza.
La scelta del cliente è ricaduta sullo scenario buy, sul quale è stato fatto un approfondimento ulteriore sulle soluzioni in target al fine di valutare in RFP le due più in linea derivanti da un trade-off tra copertura funzionale, costi di licenza ed effort richiesto lato cliente in attività di governance del System Integrator.
