Digitalizzare la gestione della normativa in ambito HSE
Settore: Food
Servizio dD: Scouting & Software Selection
Tipo cliente: Felsineo S.p.A., PMI Italiana attiva nella produzione di salumi ed affettati vegetali
CONTESTO DI INTERVENTO
Il progetto nasce dall’esigenza del cliente di gestire tutti gli adempimenti normativi in materia di HSE (Health, Safety & Environment) in maniera smart e digitale.
Tali adempimenti erano infatti gestiti da un unico responsabile HSE che espletava le proprie mansioni, come la verifica e il monitoraggio delle scadenze normative inerenti alle norme ISO 14001, ISO 45001 e l’attivazione delle relative procedure in scadenza, tramite l’utilizzo di file Excel e strumenti di comunicazione non strutturati.
Di seguito, alcuni esempi specifici.
In caso di identificazione di una scadenza normativa avvenuta o prossima, il responsabile provvedeva a sollecitare sia i fornitori di prodotti o di servizi relativi ai dipendenti (DPI, formazione, sorveglianza sanitaria, etc.), sia i fornitori che si occupano di controlli o interventi negli stabilimenti dell’Azienda (addetti a sicurezza, emissioni, manutenzioni, etc.) tramite telefono ed e-mail.
Quando si rendeva necessario che i fornitori eseguissero delle prestazioni nello stabilimento del cliente, il responsabile HSE gestiva i DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti), necessari al loro ingresso nelle strutture, utilizzando dei file excel per la verifica della sussistenza dei certificati e della documentazione richiesti per ciascuna categoria di dipendente. Le segnalazioni relative alla mancanza o alle scadenze per l’invio di certificati o documentazione da parte dei fornitori, oltre che il coordinamento e monitoraggio delle prestazioni, avvenivano sempre tramite strumenti di comunicazione non strutturati.
Dopo l’esecuzione di tali prestazioni, il responsabile provvedeva manualmente (tramite mail o certificati cartacei) ad acquisire i certificati e la documentazione rilasciati dai fornitori, archiviare tali certificati e documentazione in cartelle su pc o in formato cartaceo ed aggiornare le relative scadenze sui file excel sopramenzionati (creando dei collegamenti ipertestuali con le scadenze).
Il processo sin qui descritto era il medesimo per la redazione del Documento Valutazione Rischi (DVR).
La parte ambientale era gestita manualmente, sempre attraverso strumenti di comunicazione quali telefono ed e-mail o con visite dirette del responsabile in stabilimento volte ad identificare i consumi.
L’attività del responsabile HSE in merito alla formazione era anch’essa caratterizzata dall’utilizzo di strumenti di gestione e tracciamento non strutturati. Nello specifico, venivano utilizzati diversi file Excel per tracciare i corsi di formazione e di aggiornamento effettuati dai dipendenti e delle cartelle in cloud per archiviare i relativi certificati. Tale attività era onerosa e richiedeva al responsabile un effort rilevante per assicurare che tutti i dipendenti riuscissero a sostenere i corsi e ottenere i certificati nelle tempistiche stabilite dalle normative.
Infine, la gestione di infortuni e near-miss veniva effettuata attraverso modulistica codificata e diversi file Excel in cui venivano, ad esempio, calcolati IG e IF, monitorati gli indicatori relativi agli infortuni (cause, parte del corpo, reparto, macchinario/attrezzatura utilizzata, etc) e calcolata la statistica triennale dell’andamento degli infortuni, oltre a creare grafici di riferimento per tutti i punti indicati.
La situazione sin qui descritta è raffigurata nella figura seguente:
SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI
Dopo un’attenta analisi, che ha portato alla definizione dei processi sin qui descritti, si è proceduto ad identificare le dimensioni generali per valutare le soluzioni SW durante la fase di scouting:
Durante la fase di scouting è emersa la presenza di soluzioni sul mercato che, oltre a soddisfare i requisiti richiesti dal cliente, offrivano funzionalità aggiuntive che consentivano di snellire ancor di più le attività di HSE Management. Tra queste è possibile citare a titolo esemplificativo:
- La possibilità di programmare la formazione in base alle ore reali di partecipazione del singolo dipendente ai corsi formativi
- La possibilità di generare gli attestati di formazione
- La possibilità di valutare le competenze per la definizione dei requisiti, soggetti a valutazione durante gli audit, sulla base della job position del dipendente
- La gestione delle non conformità
- La possibilità di utilizzare la firma digitale per la consegna DPI ed effettuare reporting a riguardo
- La possibilità per preposti ed RLS di inviare segnalazioni sulla sicurezza
A valle della fase di scouting, e della conseguente definizione della shortlist di soluzioni da coinvolgere in RFP (Request for Proposal), sono state effettuate delle sessioni di demo per poter effettuare al meglio le valutazioni.
Si è contestualmente provveduto a condividere con i vari fornitori in shortlist la documentazione di gara per consentire una valutazione oggettiva e puntuale delle varie proposte progettuali ed economiche.
Infine si è provveduto a restituire al cliente una sintesi puntuale della documentazione di gara compilata dai vari fornitori tramite cui è stato possibile valutare:
- Capacità del partner: attendibilità dell’azienda attraverso la valutazione di fatturato, organico e referenze nel settore di appartenenza del cliente
- Coerenza delle scelte applicative: completezza e coerenza delle soluzione offerta attraverso la valutazione di funzionalità e features tecnologiche;
- K-users satisfaction: valutazione qualitativa da parte dei k-users in merito all’efficacia delle sessioni di demo effettuate
- Qualità del progetto: coerenza del progetto di implementazione della soluzione attraverso la valutazione di approccio del fornitore, timeline prevista e giornate progettuali preventivate
- Costi: effort economico complessivo previsto per l’adozione della soluzione attraverso la valutazione del TCO (Total Cost of Ownership) calcolato su più anni e con lo spaccato tra Capex e Opex.
Il confronto oggettivo delle offerte e le informazioni raccolte hanno permesso anche una corretta gestione della fase di negoziazione delle offerte economiche, garantendo un risparmio in grado di soddisfare tanto le aspettative di Felsineo, quanto quelle del fornitore selezionato.
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