Digital Assessment per l’evoluzione dei sistemi IT
Analisi di processi, applicazioni e infrastrutture informatiche per la redazione di una roadmap IT
Servizio dD: Digital Assessment & IT Evolution Roadmap
Il business case che leggerete di seguito raccoglie l’esperienza e le competenze che abbiamo consolidato negli anni in merito alla definizione di un piano di evoluzione dei sistemi informativi aziendali all’interno di aziende e gruppi industriali che partono da una gestione dei flussi informativi molto eterogenea e frammentata. Il punto di partenza è l’assessment delle soluzioni digitali (strutturate e non) in utilizzo in azienda, per poi definire la roadmap di evoluzione dei processi aziendali grazie alla digitalizzazione dell’infrastruttura IT.
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ESIGENZA DI PARTENZA
Questo tipo di iniziative parte generalmente dalla necessità dell’azienda cliente di comprendere come armonizzare i sistemi informativi di gruppo e cogliere le opportunità di digitalizzazione offerte dal mercato per quanto riguarda i propri processi core. È possibile identificare casi di realtà che hanno operato prevalentemente introducendo sistemi o soluzioni di breve termine che fossero funzionali alla gestione di processi e peculiarità specifiche, talvolta anche tramite applicazioni completamente custom sviluppate internamente. In questo senso, la proliferazione applicativa ed il sempre più macchinoso scambio dati tra le diverse realtà o divisioni che compongono un’azienda, rende necessaria un’analisi volta a verificare la situazione in termini di processi, applicazioni e supporto infrastrutturale, per meglio delineare un potenziale piano di evoluzione per il gruppo al fine di supportare al meglio il Business.
OBIETTIVO DEL PROGETTO
Valutare l’attuale configurazione del portafoglio applicativo e infrastrutturale del gruppo al fine di definire le linee guida per l’evoluzione IT , in particolare:
- Mappando il portafoglio applicativo e infrastrutturale AS-IS
- Definendo le azioni necessarie per migliorare l’attuale sistema informativo a supporto dei processi aziendali
- Identificando i livelli target di spesa/investimento come benchmark per il piano di evoluzione del sistema informativo aziendale TO-BE a breve, medio e lungo termine
SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI
Come anticipato, questo tipo di progettualità si focalizza su 3 elementi principali:
1.Processi
2.Applicazioni
3.Infrastruttura informatica
Nell’analisi delle tre componenti, è necessario coinvolgere sia gli attori IT che di Business (di tutte le aree aziendali / le aziende del gruppo in presenza di una holding con delle controllate), al fine di definire una roadmap che tenga conto sia delle necessità di standardizzazione ed armonizzazione complessiva, sia delle necessità locali delle singole consociate/funzioni. L’analisi include tutti i processi aziendali, primari e di supporto.
Di seguito un esempio: una rappresentazione sintetica e di alto livello dei processi investigati afferenti a realtà dell’ambito manifatturiero:
Assessment dei processi aziendali e del supporto applicativo con il Business
Per quanto riguarda l’approfondimento legato ai processi, si procede dapprima intervistando Process Owner ed utenti delle diverse aziende del gruppo o afferenti alle diverse aree aziendali, ponendo particolare attenzione ai sistemi utilizzati all’interno di ciascun processo, ai punti di attenzione applicativi ed alle segnalazioni fornite dagli utenti rispetto ad aree di miglioramento funzionali da indirizzare. Le mappature risultanti consentono di alimentare analisi legate alla copertura funzionale dei sistemi, alla frammentarietà degli stessi e alla soddisfazione degli utenti nel rispetto delle attività da svolgere a livello operativo.
A titolo esemplificativo, presso clienti afferenti all’ambito manifatturiero discreto, l’assessment su questa parte talvolta porta alla luce situazioni in cui funzionalmente le applicazioni supportano i processi in maniera opportuna, grazie all’elevata presenza di personalizzazioni sviluppate internamente, ma con livelli di standardizzazione differenti a livello di gruppo (ad esempio, funzionalità diverse per la medesima applicazione), un alto livello di frammentarietà e talvolta laboriosità d’utilizzo degli applicativi.
Assessment portafoglio applicativo (IT)
Per quanto riguarda l’approfondimento legato agli applicativi, ci si focalizza principalmente sulle persone IT delle aziende sotto analisi, con l’obiettivo di andare ad identificare le applicazioni in uso all’interno di ciascuna realtà ed i flussi dati. Tale affondo consente la redazione di mappe applicative in grado di sintetizzare applicazioni in gioco, flussi dati e tipologia di scambi dentro la singola company, oltre che i flussi dati intercompany, fondamentali per evidenziare le relazioni tra le diverse consociate e disegnare la roadmap di sviluppo.
L’analisi consente di ottenere un quadro generale rispetto al ricorso ad applicazioni custom, la presenza di soluzioni di mercato, il rischio di obsolescenza o di «end-of-life» legato ad esse, le modalità di integrazione presenti tra i sistemi, e i flussi intercompany (es. dati per consolidamento, reporting) nel caso l’analisi riguardi un gruppo che ha necessità di effettuare questo tipo di scambi di cui tenere conto nella roadmap di evoluzione.
Assessment portafoglio infrastrutturale (IT)
Tra gli elementi analizzati all’interno della progettualità c’è stato anche un approfondimento per quanto riguarda l’infrastruttura informatica del gruppo o dell’organizzazione, anche in questo caso grazie agli attori IT.
In questa sede, l’obiettivo è verificare la configurazione architetturale complessiva e dei data center, in termini di business continuity, modalità di back-up, disaster recovery, tipologia e livello di gestione/supporto (interno e fornitore), al fine di identificare e portare alla luce potenziali margini di miglioramento da tenere presente nella redazione della roadmap IT, ed in particolare se vi siano elementi vincolanti per l’introduzione di determinate soluzioni (es. problemi di connettività che limitano la migrazione verso il cloud).
Analisi e prioritizzazione aree di intervento
Una volta concluso il percorso di raccolta informazioni sui 3 «strati» visti, è possibile individuare le aree maggiormente critiche, andando quindi a prioritizzare gli interventi di evoluzione IT.
In particolare, è possibile effettuare un’opera di prioritizzazione sulla base di due dimensioni principali:
1.La copertura fornita dalle applicazioni ai processi di Business, intesa come effettiva copertura funzionale soddisfazione degli utenti rispetto alla copertura in essere
2.Una componente di rischio IT che teneva conto di rischi interni, esterni e tecnologici
In questo senso è stato possibile classificare e prioritizzare le aree di intervento su cui concentrare le iniziative di evoluzione.
Roadmap di sviluppo e benefici
Una volta identificate le aree prioritarie di intervento, è stato possibile sviluppare una roadmap di evoluzione IT che tenga conto dei seguenti tre elementi:
1.Allineare la roadmap di sviluppo alle esigenze strategiche dell’organizzazione / gruppo
2.La necessità di semplificare e razionalizzare il portafoglio applicativo, per ridurre il rischio IT, la complessità di Governance IT ed i costi associati
3.Valutare il grado di personalizzazione delle applicazioni e delle soluzioni tecnologiche adottate, preferendo soluzioni di mercato rispetto alle applicazioni sviluppate internamente, e facendo leva su personalizzazioni solo laddove in grado di generare differenziale competitivo
Su questi tre elementi, il team di progetto elabora un piano di sviluppo IT, con orizzonte pluriennale, con relative stime economiche associate, fornite grazie all’esperienza pregressa maturata in questo tipo di iniziative.
Oltre a ciò, è possibile fornire una stime del potenziale impatto di ciascuna iniziativa su diverse variabili, con relativi razionali legati ai benefici ottenibili.
