Auditing e supporto al Project Management – Il caso Edison
Settore: Energy & Utilities
Servizio dD: Scouting & Software Selection e Supporto PM
Cliente: Edison S.P.A, azienda italiana leader nel settore energetico
Il progetto nasce dall’esigenza di gestire, in maniera smart e digitale, il processo di raccolta dei dati e calcolo degli indicatori per la Dichiarazione non Finanziaria (DNF o Report ESG), ossia un resoconto sulla trasparenza aziendale in cui le imprese divulgano formalmente informazioni legate alle politiche di sostenibilità aziendale, impatto ambientale, fattori sociali e governance d’impresa.
In altre parole questo documento, che può essere redatto secondo diversi framework riconosciuti (es. GRI, GBS), rappresenta la cosiddetta Corporate Social Responsibility (o responsabilità sociale d’impresa), ovvero tutto ciò che mira ad affrontare ogni problematica aziendale che ha un impatto etico e sociale.
Per la realizzazione della DNF era quindi necessario, per il cliente, coinvolgere diverse Business Unit aziendali che contribuivano alla realizzazione del documento attraverso la condivisione di informazioni di loro pertinenza. Più nello specifico, l’ownership della dichiarazione e del relativo processo di raccolta dati e indicatori era in capo alla BU Sustainability e venivano coinvolte le altre BU rappresentate nella seguente figura:
Il contributo delle diverse BU veniva condiviso tramite tabelle Excel predisposte dalla BU Sustainability e condivise tramite mail o tramite l’utilizzo di un add-on di Sharepoint che consentiva di avviare campagne di raccolta dati e di calcolare i relativi indicatori attraverso l’invio automatico di mail e l’utilizzo di schermate predisposte alla compilazione.
In entrambi i casi, i dati venivano acquisiti dalle BU sugli applicativi/file di pertinenza o attraverso la consultazione di contatori/ generatori presenti nei vari impianti di produzione.
Tali modalità di raccolta dati comportavano alcune problematiche e complessità tipiche dei processi non automatizzati, tra cui:
- errori di compilazione
- difficoltà nella gestione e nell’interpretazione di note e commenti sui dati inseriti
- difficoltà nell’individuazione dei soggetti coinvolti nell’imputazione dei dati
- difficoltà nella raccolta e nella gestione dei dati aventi granularità e frequenze temporali diverse
Una volta raccolti i dati secondo le modalità sopradescritte, la BU Sustainability provvedeva a creare la DNF in formato PDF, a condividerla con i vari shareholders e a pubblicarla sul sito internet aziendale.
SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI
Dopo un’attenta analisi, che ha portato alla definizione dei processi sin qui descritti e alla mappatura di tutte le fonti dati, si è proceduto a identificare le dimensioni generali per valutare le soluzioni SW durante la fase di scouting:
Durante la fase di scouting, focalizzata sulle principali soluzioni di livello internazionale, sono state identificate le seguenti soluzioni che presentavano un taglio compatibile con il mercato italiano (sia per la lingua che per la presenza di system integrator/partner sul territorio nazionale) e con le esigenze di Edison S.P.A:
A valle della fase di scouting e della conseguente definizione della shortlist di soluzioni da coinvolgere in RFP (Request for Proposal), sono state svolte delle sessioni di demo per poter effettuare al meglio le valutazioni.
Di queste soluzioni, quattro sono state ritenute maggiormente idonee e si è proceduto a condividere con queste ultime la documentazione di gara (comprendente anche la mappatura dei processi e delle fonti dati) per consentire una valutazione oggettiva e puntuale delle varie proposte progettuali ed economiche.
Infine, si è provveduto a restituire al cliente una sintesi puntuale della documentazione di gara con una valutazione approfondita su: competenze del fornitore, proposta gestione progettuale e AMS, copertura funzionale ed economics.
Il cliente ha così potuto selezionare il fornitore che, considerati tutti gli elementi sopraesposti, si adattava meglio alle sue esigenze.
Il nuovo tool verrà introdotto nell’ecosistema di Edison; fungerà da hub per la raccolta dati, in maniera automatica dalle centrali, e tramite inserimento manuale dalle varie funzioni aziendali permettendo inoltre la gestione di workflow approvativi. Con i dati inseriti la nuova piattaforma permetterà di consolidare la Dichiarazione Non Finanziaria:
AUDITING E SUPPORTO PROJECT MANAGEMENT
Una volta scelto il fornitore è stato fornito supporto al PM interno dell’azienda durante il progetto di implementazione della soluzione.
Nello specifico, sono state effettuate attività di:
- Impostazione della governance di progetto e dei tool a supporto (es. presentazioni di SAL/steering, settaggio canali Teams)
- Verifica di esecuzione, da parte del fornitore, di tutte le attività in perimetro nell’offerta contrattuale presentata (es. implementazione di funzionalità specifiche, numero di indicatori da abilitare a sistema, verifica per l’esecuzione degli UAT)
- Monitoraggio e valutazione attività del fornitore e rispetto del piano progettuale
- Ingaggio dei vari stakeholder coinvolti nel progetto
- Individuazione degli open point di progetto e proposta azioni di mitigazione
IMPOSTAZIONE GOVERNANCE DI PROGETTO:
Il progetto ha visto coinvolti tutti gli stakeholder interessati ed, in linea con le aspettative, verrà utilizzato per la raccolta dati per la DNF relativa all’anno 2023:
